Privacy

Odigo Advocaten gaan ten allen tijde zorgvuldig om met persoonsgegevens. Respect voor de privacy en een zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van onze klanten en commerciële relaties, zijn voor ons belangrijk. Uit respect, en als belangrijk onderdeel van de betrouwbaarheid van onze diensten. De informatie en persoonsgegevens die Odigo Advocaten inwint, zijn nodig voor onze dienstverlening en voor de commerciële relaties.

In deze Privacy Policy leggen we uit welke persoonsgegevens er verzameld worden en hoe deze gebruikt worden, alsook hoe er getracht wordt om een adequate bescherming van deze gegevens te waarborgen. Om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Odigo Advocaten verwerkt de informatie en gegevens met inachtneming van de bepalingen van de privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016, en alle nationale of Europese regels die deze regelgeving implementeren of vervolledigen.

1.1   WIE IS WIE

Odigo Advocaten is een onafhankelijk advocatenkantoor. Om gebruik te kunnen maken van onze diensten hebben wij uw persoonsgegevens nodig, waarmee wij u kunnen identificeren als individu, medewerker van een bedrijf,... Deze gegevens worden verzameld en verwerkt door Odigo Advocaten Hasselt BV CVBA, RPR Antwerpen afdeling Hasselt, ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen onder het nummer (BTW BE) 0887.020.458, met maatschappelijke zetel te 3500 Hasselt, Spoorwegstraat 105, voor de dossiers die behandeld worden door de advocaten verbonden aan de vestiging te Hasselt, en Odigo Advocaten Kortrijk-Gent BV CVBA, RPR Gent afdeling Kortrijk, ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen onder het nummer 0552.929.494, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Doorniksewijk 66, voor de dossiers die behandeld worden door de advocaten verbonden aan de vestigingen te Kortrijk en te Gent. Odigo Advocaten Hasselt BV CVBA en Odigo Advocaten Kortrijk-Gent BV CVBA zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die zij verzamelen. Zij worden in deze policy Odigo Advocaten genoemd.

1.2   PERSOONSGEGEVENS

De termen die in deze policy worden gebruikt, betekenen hetzelfde als beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Persoonsgegevens behelzen alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Een persoon wordt als ‘identificeerbaar' beschouwd als hij direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer of van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit. Zo kan Odigo Advocaten als verwerkingsverantwoordelijke onder andere uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummers, e-mailadres, IP-adres, e.d. verzamelen.

1.3   WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WE

Odigo Advocaten verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een recht-streekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben. Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige cliënten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers. Deze persoonsgege-vens worden door Odigo Advocaten verwerkt en gebruikt om haar dienstverlening te optimaliseren en zo efficiënt en correct mogelijk te werken. Hieronder dient onder andere te worden begrepen:

• het uitvoeren van haar overeenkomsten met klanten
• het voldoen aan haar wettelijke verplichtingen
• het implementeren van marketingstrategieën
• het uitvoeren van (interne) analyses en de ontwikkeling van nieuwe diensten

De verwerking van persoonsgegevens dan ook op basis van de volgende rechtsgronden:

• toestemming van de klant/betrokkene;
• noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst;
• noodzaak voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Odigo Advocaten, in het bijzonder de continuïteit van de activiteiten.

A.   Klantenacceptatieprocedure

Odigo Advocaten is onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW nummer en het inlezen van uw identiteitskaart. Indien u de gevraagde gegevens niet verstrekt, zal Odigo Advocaten de gevraagde diensten niet mogen en/of kunnen leveren.

B.   Leveren van onze diensten aan klanten

Wij verzamelen tevens persoonsgegevens om de gevraagde diensten aan u of onze klanten te kunnen leveren. Hiervoor verzamelen wij bv. sociaal-demografische gegevens (bijvoorbeeld uw burgerlijke staat en gezinssituatie), financiële gegevens (bijvoorbeeld uw inkomsten en bezittin-gen), persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld leeftijd en geslacht), leefgewoonten (bijvoorbeeld informatie omtrent sociale contacten of ongevallen), woningkenmerken (bijvoorbeeld de huur-prijs of de lasten), gegevens omtrent beroep en betrekking (bijvoorbeeld uw huidige werkgever of gegevens in het kader van bedrijfsgeneeskunde). Gezien onze uitgebreide dienstverlening kan de manier waarop we persoonsgegevens verwerken variëren, al naargelang de dienst(en) waar de klant beroep op doet. Zo verwerken wij bv. persoonsgegevens van werknemers van onze klant, over de medewerkers en klanten van een klant tijdens het voeren van een audit voor een klant, over de klanten van een klant bij het voeren van de boekhouding, over familieleden van een klant tijdens het adviseren in het kader van vermogensplanning. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten.

C.   Financiële administratie

Odigo Advocaten verwerkt persoonsgegevens om haar boekhouding en facturatie te onderhou-den. Het gaat om identificatiegegevens en factuurgegevens die Odigo Advocaten wettelijk moet verwerken om haar boekhouding te voeren, en die haar in staat stellen om haar administratie bij te houden, betalingen af te handelen en betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten.

D.   Onderhouden van de klantenrelatie

Odigo Advocaten verwerkt persoonsgegevens voor het uitsturen van nieuwsbrieven om u op de hoogte te houden van de juridische actualiteit en u te informeren met betrekking tot activiteiten en andere zaken die u kunnen aanbelangen.

E.   Rekruteringsdoeleinden

Odigo Advocaten verzamelt persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe werkne-mers en medewerkers, op basis van de toestemming van de kandidaat en ons gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven.

F.   Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen

Odigo Advocaten verwerkt publieke gegevens. Publieke gegevens kunnen zowel betrekking hebben op gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht zoals de publicatie van een benoeming als bestuurder van een vennootschap, of op gegevens die de klant zelf publiek heeft gemaakt (bv. online), als op gegevens die publiek zijn omdat ze algemeen bekend zijn of omdat ze in de pers verschenen zijn. Publieke gegevens kunnen ook betrekking hebben op informatie die beschikbaar is op bv. de Kruispuntbank van Ondernemingen en databases als Companyweb of Graydon.

G.   Nieuwe doeleinden

Wij kunnen de informatie die wij over u verzamelen ook gebruiken voor nieuwe doeleinden die nog niet voorzien zijn in ons privacybeleid. In dat laatste geval zullen wij u contacteren alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u te informeren over de wijzigingen aan ons reglement betreffende de bescherming van persoonlijke gegevens en uw toestemming te vragen.

1.4   VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE KLANT

De klant is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens waarvoor de klant de doeleinden en de middelen van de verwerking bepaalt, waaronder de verzameling, het invoeren van de gegevens, de opslag, de bijwerking en de doorzending van de persoonsgegevens naar Odigo Advocaten.

De klant garandeert Odigo Advocaten dat (i) de persoonsgegevens rechtmatig zijn verkregen van de betrokkenen met respect voor de regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming, en rechtmatig aan Odigo Advocaten zijn verstrekt; (ii) hij persoonsgegevens verstrekt die up-to-date zijn en die ter zake dienend zijn voor dienstverlening van Odigo Advocaten; (iii) hij de betrokkenen alle noodzakelijke en relevante informatie heeft verstrekt met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens zoals vereist krachtens de regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming; en (iv) de verwerking geen rechten van derden schendt.

1.5.   GEGEVENS OVERDRAGEN EN DELEN

Graag blijven wij eerlijk en transparant over het gebruik van uw persoonsgegevens. Uw per-soonsgegevens die u ons hebt verstrekt om onze diensten af te nemen, zullen enkel worden gebruik voor de doeleinden die onder punt 3 zijn genoemd. Wij zullen uw persoonsgegevens dus niet verhuren of verkopen aan derden. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, kunnen deze raadplegen.

We stellen uw persoonlijke gegevens, voor zoveel als nodig, ter beschikking aan derden die be-trokken zijn bij onze dienstverlening. Alleen voor het uitvoeren van de gevraagde dienst mogen uw persoonsgegevens worden gebruikt. Sommige derde partijen, met wie Odigo Advocaten samenwerkt, kunnen uw persoonsgegevens voor de uitoefening van hun opdracht ook inkijken, inzonderheid accountants, consultants en ICT-dienstverleners.

Odigo Advocaten kan verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven op gerechtelijke bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving.

1.6   HOE LANG HOUDEN WIJ UW GEGEVENS BIJ

Odigo Advocaten houdt rekening met het principe van opslagminimalisatie bij de verwerking van uw persoonsgegevens, wat betekent dat we uw gegevens maar zo lang bijhouden als nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verkregen en voor alle andere toegestane aanverwante doeleinden (bv. indien noodzakelijk voor of naar aanleiding een claim). Uw persoonsgegevens worden dus bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 3 te verwezenlijken, onverminderd wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen of verjaringstermijnen die hun bewaring gedurende een langere periode verplichten of noodzaken.

1.7   HOE KUNT U UW RECHTEN UITOEFENEN

A.   Recht op inzage, wijzigen of verwijderen van gegevens

U heeft op elk ogenblik het recht om kosteloos uw gegevens te raadplegen, geheel of gedeeltelijk aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen, indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben. Odigo Advocaten verbindt zich ertoe om binnen de 15 werkdagen gevolg te geven aan uw verzoek. U kan hiervoor een schriftelijk verzoek per post richten aan de vestiging die uw dossier beheert:

• Voor de vestiging Hasselt: Odigo Advocaten Hasselt, Spoorwegstraat 105, 3500 Hasselt
• Voor de vestigingen Kortrijk of Gent: Odigo Advocaten Kortrijk-Gent, Doorniksewijk 66, 8500 Kortrijk

U kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld. Odigo Advocaten zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijge-houden.

Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

B.   U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij

Indien u dit wenst, kunt u vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De verordening voorziet wel een aantal beper-kingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

C.   U kunt uw toestemming intrekken

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.

D.   De uitoefening van deze rechten

Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons op bovenstaand contactadressen en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen. Om zekerheid te hebben over uw identiteit dient u een kopie van uw identiteitsbewijs bij deze aanvraag te voegen. Bovendien kan u te allen tijde klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (tel.: +32 22744800; Fax: +32 22744835, e-mail: contact@apd-gba.be).

1.8   HOE BESCHERMEN WIJ UW GEGEVENS

Bij Odigo Advocaat gaan we zorgzaam om met uw gegevens. Wij doen er vanzelfsprekend alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies of diefstal. Odigo Advocaten doet er alles aan om de betrouwbaarheid, veiligheid en integriteit van de gegevens die worden verzameld en verwerkt te waarborgen. Uw gegevens worden veilig opgeslagen in een niet-publiek toegankelijke database. Wij hebben de nodige maatregelen genomen om het verlies, het onrechtmatige gebruik of wijzigingen te voorkomen van informatie die wij ontvangen op onze site en betalingen in alle veiligheid te laten uitvoeren. Binnen de organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben.

1.9.   VRAGEN

Als u vragen heeft over de verwerking en het gebruik van uw gegevens, kunt u ons contacteren door een e-mail te sturen naar info.gent@odigo.eu, info.hasselt@odigo.eu of info.kortrijk@odigo.eu. Als u vragen heeft over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kunt u terecht op de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: http://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.