1. Het hostingcontract

Omdat uw data extern wordt opgeslagen is het van groot belang om ervoor te zorgen dat de hostingprovider zijn dienstverlening niet kan opschorten, zelfs niet als u een factuur laattijdig zou hebben betaald. Anders heeft u (tijdelijk) geen toegang tot uw eigen data en loopt de werking van uw onderneming vast.

Let erop dat de provider een back-upverplichting heeft zodat data niet verloren gaan.

Het is essentieel om in een goede exitregeling te voorzien, ongeacht de reden van beëindiging van het hostingcontract. Zo verzekert u al uw data over te kunnen dragen aan een andere hostingprovider op een ordentelijke manier en voorkomt u dataverlies.

Beveiliging van data is voor elke sector belangrijk, maar omwille van de wetgeving op de verwerking van persoonsgegevens of de privacy is dit in sommige sectoren nog belangrijker. Bekom daarom een gedetailleerde omschrijving van de aangeboden operationele omgeving en controleer of dit overeenkomt met uw gegevensbeschermingsbeleid.

Wat betreft de verwerking van persoonsgegevens is een keuze voor een in Europa gevestigde leverancier een betere of althans eenvoudigere optie.

2. De SLA

Minder sexy maar daarom zeker niet minder belangrijk is de service level agreement of afgekort ‘SLA' die in principe gepaard gaat met een hostingcontract.

Een goede SLA bevat in grote lijnen:

• een gedetailleerde omschrijving van de diensten;
• een overleg-of samenwerkingsstructuur (‘governance' geheten);
• objectieve meetbare kwaliteitsniveaus (zoals responstijd, oplostijd, beschikbaarheid, performantie);
• een inzichtelijke rapportering over of monitoring van de dienstenniveaus; 
• de (financiële) gevolgen wanneer de niveaus niet (malus) of beter (bonus) worden gehaald.

Omdat een SLA duidelijke resultaten vooropstelt, houden de service levels of dienstenniveaus in principe resultaatsverbintenissen in, en geen inspanningsverbintenis.

3. Conclusie

Bij de keuze van uw hostingprovider staat u best ook stil bij de kleine lettertjes en niet enkel bij de prijs of het technisch aanbod. Verzeker u contractueel van een continue toegang tot uw data en van een vlotte overdracht bij het einde van de samenwerking. Maak dat de SLA regelmatig wordt geëvalueerd en geoptimaliseerd.

Jan Coninx, advocaat